Sedex (Supplier Ethical Data Exchange) è un’organizzazione
no profit fondata in Inghilterra nel
2001 da un gruppo di retailers, per favorire lo
sviluppo di un business responsabile e sostenibile
attraverso la condivisione di prassi etiche. Ma
come? Con lo SMETA (Sedex Members Ethical
Trade Audit).
La fase pre-audit – A monte dell‘audit SMETA,
vi è l’invio al valutatore del cosiddetto “SMETA
Pre-Audit Information Pack’”, composto da
documenti identificativi e da un questionario di
autovalutazione Saq (Self Assessment
Questionnaire) dell’organizzazione che richiede
l’audit.
Criticità – Il valutatore deve esaminare e commentare
il questionario, focalizzare le criticità
aziendali e organizzare l’audit con priorità correlate
alle stesse. Capita, però, che le organizzazioni
non interpretino correttamente le richieste
del Saq e che le risposte fornite siano sempre o
quasi sempre positive, inficiando significativamente
il focus dell’audit.
Suggerimenti – Le aziende devono compilare
correttamente e completamente il questionario,
fornendo risposte veritiere e coerenti con la propria
realtà, non esitare a contattare il valutatore
in casi di dubbi interpretativi nella compilazione
e pianificare delle azioni correttive per migliorare
aree non positive identificate nella compilazione.
In funzione dei risultati del Saq, il valutatore pianifica
la visita, che normalmente inizia con una
riunione di apertura, alla quale seguono la visita
in stabilimento, l’esame dei documenti, le interviste
con i lavoratori, l’elaborazione dei risultati e
la riunione finale.
Riunione di apertura – La riunione di apertura,
che non dovrebbe superare i 30 minuti, si
dovrebbe tenere alla presenza dei soggetti coinvolti
nell’audit.
Criticità – A volte, soprattutto durante gli audit
non annunciati, alcune funzioni non riescono a
presenziare alla riunione di apertura. In alcuni
casi, non risulta disponibile
una sala riservata
per le interviste e l’esame
dei documenti.
Sporadicamente, poi, si
può innescare un
dibattito non costruttivo
tra direzione e rappresentanti
sindacali,
mentre talvolta si registra
una difficoltà di
selezione del personale
da intervistare, legata a
turni e/o assenze.
Suggerimenti – Il valutatore deve spiegare dettagliatamente
il motivo per cui viene condotto un
audit SMETA e dichiarare che i dati dei lavoratori
e i contenuti delle interviste saranno trattati con
riservatezza. In assenza di una sala riservata, può
richiedere l’utilizzo di un ufficio o della sala sindacale.
Dovrà, inoltre, essere flessibile sul campionamento
dei lavoratori da intervistare, tenendo
conto della loro disponibilità temporale, per
non impattare significativamente sui processi
produttivi. È buona prassi, poi, richiedere la lista
del personale all’inizio della riunione e consegnare
in chiusura l’elenco dei nominativi dei
lavoratori selezionati per l’intervista, lasciando al
sito la libertà di formare i gruppi e definire gli
orari per le interviste singole.
A completamento della
riunione di apertura è opportuno definire con la funzione
Risorse umane la lista dei lavoratori da intervistare
per permettere al sito di organizzarsi.
Una buona
idea è seguire il flusso di processo del prodotto, dall’arrivo
delle materie prime alla spedizione del prodotto
finito, senza tralasciare le altre aree quali: spogliatoi,
mensa, uffici, manutenzione, depositi esterni e cabina
antincendio. L’auditor deve osservare gli ambienti e le
attività dei lavoratori con particolare attenzione alla
sicurezza del posto di lavoro, alla sicurezza delle macchine,
alle vie di fuga/emergenza, all’antincendio, alla
gestione dei rifiuti e delle sostanze pericolose nonché
all’impianto di depurazione acque, se presente.
Suggerimenti – Definite in anticipo i luoghi da visitare,
chiedete una copia della piantina di emergenza, non
perdete tempo ad esaminare documenti e registrazioni
durante la visita in sito (li esaminerete nel dettaglio
in seguito), limitate le interviste alle risorse con
domande semplici e mirate al loro lavoro, e fate delle
fotografie (avendo cura di non riportare loghi o specificità
aziendali): vi serviranno come evidenza per confermare
i rilievi in fase di chiusura.
Rischi – Il management vi forza a fare la visita in sito
senza coinvolgere il responsabile dei Lavoratori o il
responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione?
Otterrete solo il punto di vista della direzione e non dei
lavoratori. Il management cerca di condurre la visita
nei luoghi che ha preventivamente deciso e vi propone
di esaminare solo alcune aree? Otterrete una valutazione
parziale. Il management vi propone gli operatori
da intervistare? Potrebbe aver forzato le loro risposte.
Le interviste – Al termine della visita in sito iniziano
le interviste con il personale. Richiedete la disponibilità
di una stanza riservata, chiedete ai lavoratori se accettano
di fornirvi dati personali, conducete le interviste
con linguaggio semplice e adeguato ai soggetti che
intervistate. Le interviste possono essere in gruppo e
singole. Gli argomenti da trattare sono divisi in quattro
aree (amministrativo-economica, sicurezza sul lavoro,
ambiente e discriminazione). Ovviamente l’approfondimento
sarà centrato sul focus che i lavoratori vi
diranno. Alle riunioni non deve partecipare la direzione:
i risultati sono da considerarsi come riservati e non
le saranno comunicati, se non in forma generale.
Mediamente si intervista il 20% della forza operaia.
Suggerimenti – Cercare di mettere a proprio agio i
lavoratori dichiarando lo scopo per il quale viene condotta
l’intervista; confermare la riservatezza e l’anonimità;
cercare di instaurare un rapporto amichevole e
non “da interrogatorio”; non mettersi dietro la cattedra
o in posizione più alta rispetto agli operatori; cercare
di comprendere il loro linguaggio non verbale.
Rischi – Il management non vi fornisce una sala riservata;
il management prepara i dipendenti per forzare
le risposte; i dipendenti sono titubanti e temono azioni
negative a seguito dell’intervista; i dipendenti strumentalizzano
la riunione per fini politici e/o altri; le
risposte sono palesemente sempre positive anche a
fronte di vostre evidenze documentali negative (ad
esempio, il calcolo degli straordinari in busta paga).
L’esame dei documenti – L’ultima parte operativa
dell’audit consiste nell’esame dei documenti. Anche in
questo caso i documenti da verificare sono di tipo
amministrativo-fiscale, tecnico e sistemico.
La riunione di chiusura – Il completamento dell’audit
avviene con la riunione di chiusura.
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