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Audit Smeta, i suggerimenti di un valutatore sulle criticità incontrate

Le considerazioni di Giulio Milan, Retailers manager e auditor master trainer.

Fonte: rivista 'Alimenti&Bevande' n. 9/2017
Data: 11/12/2017

Azienda: SAI GLOBAL ITALIA

Sedex (Supplier Ethical Data Exchange) è un’organizzazione no profit fondata in Inghilterra nel 2001 da un gruppo di retailers, per favorire lo sviluppo di un business responsabile e sostenibile attraverso la condivisione di prassi etiche. Ma come? Con lo SMETA (Sedex Members Ethical Trade Audit).
La fase pre-audit – A monte dell‘audit SMETA, vi è l’invio al valutatore del cosiddetto “SMETA Pre-Audit Information Pack’”, composto da documenti identificativi e da un questionario di autovalutazione Saq (Self Assessment Questionnaire) dell’organizzazione che richiede l’audit.
Criticità – Il valutatore deve esaminare e commentare il questionario, focalizzare le criticità aziendali e organizzare l’audit con priorità correlate alle stesse. Capita, però, che le organizzazioni non interpretino correttamente le richieste del Saq e che le risposte fornite siano sempre o quasi sempre positive, inficiando significativamente il focus dell’audit.
Suggerimenti – Le aziende devono compilare correttamente e completamente il questionario, fornendo risposte veritiere e coerenti con la propria realtà, non esitare a contattare il valutatore in casi di dubbi interpretativi nella compilazione e pianificare delle azioni correttive per migliorare aree non positive identificate nella compilazione. In funzione dei risultati del Saq, il valutatore pianifica la visita, che normalmente inizia con una riunione di apertura, alla quale seguono la visita in stabilimento, l’esame dei documenti, le interviste con i lavoratori, l’elaborazione dei risultati e la riunione finale.
Riunione di apertura – La riunione di apertura, che non dovrebbe superare i 30 minuti, si dovrebbe tenere alla presenza dei soggetti coinvolti nell’audit.
Criticità – A volte, soprattutto durante gli audit non annunciati, alcune funzioni non riescono a presenziare alla riunione di apertura. In alcuni casi, non risulta disponibile una sala riservata per le interviste e l’esame dei documenti.
Sporadicamente, poi, si può innescare un dibattito non costruttivo tra direzione e rappresentanti sindacali, mentre talvolta si registra una difficoltà di selezione del personale da intervistare, legata a turni e/o assenze.
Suggerimenti – Il valutatore deve spiegare dettagliatamente il motivo per cui viene condotto un audit SMETA e dichiarare che i dati dei lavoratori e i contenuti delle interviste saranno trattati con riservatezza. In assenza di una sala riservata, può richiedere l’utilizzo di un ufficio o della sala sindacale.
Dovrà, inoltre, essere flessibile sul campionamento dei lavoratori da intervistare, tenendo conto della loro disponibilità temporale, per non impattare significativamente sui processi produttivi. È buona prassi, poi, richiedere la lista del personale all’inizio della riunione e consegnare in chiusura l’elenco dei nominativi dei lavoratori selezionati per l’intervista, lasciando al sito la libertà di formare i gruppi e definire gli orari per le interviste singole.
A completamento della riunione di apertura è opportuno definire con la funzione Risorse umane la lista dei lavoratori da intervistare per permettere al sito di organizzarsi.
Una buona idea è seguire il flusso di processo del prodotto, dall’arrivo delle materie prime alla spedizione del prodotto finito, senza tralasciare le altre aree quali: spogliatoi, mensa, uffici, manutenzione, depositi esterni e cabina antincendio. L’auditor deve osservare gli ambienti e le attività dei lavoratori con particolare attenzione alla sicurezza del posto di lavoro, alla sicurezza delle macchine, alle vie di fuga/emergenza, all’antincendio, alla gestione dei rifiuti e delle sostanze pericolose nonché all’impianto di depurazione acque, se presente.
Suggerimenti – Definite in anticipo i luoghi da visitare, chiedete una copia della piantina di emergenza, non perdete tempo ad esaminare documenti e registrazioni durante la visita in sito (li esaminerete nel dettaglio in seguito), limitate le interviste alle risorse con domande semplici e mirate al loro lavoro, e fate delle fotografie (avendo cura di non riportare loghi o specificità aziendali): vi serviranno come evidenza per confermare i rilievi in fase di chiusura.
Rischi – Il management vi forza a fare la visita in sito senza coinvolgere il responsabile dei Lavoratori o il responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione? Otterrete solo il punto di vista della direzione e non dei lavoratori. Il management cerca di condurre la visita nei luoghi che ha preventivamente deciso e vi propone di esaminare solo alcune aree? Otterrete una valutazione parziale. Il management vi propone gli operatori da intervistare? Potrebbe aver forzato le loro risposte.
Le interviste – Al termine della visita in sito iniziano le interviste con il personale. Richiedete la disponibilità di una stanza riservata, chiedete ai lavoratori se accettano di fornirvi dati personali, conducete le interviste con linguaggio semplice e adeguato ai soggetti che intervistate. Le interviste possono essere in gruppo e singole. Gli argomenti da trattare sono divisi in quattro aree (amministrativo-economica, sicurezza sul lavoro, ambiente e discriminazione). Ovviamente l’approfondimento sarà centrato sul focus che i lavoratori vi diranno. Alle riunioni non deve partecipare la direzione: i risultati sono da considerarsi come riservati e non le saranno comunicati, se non in forma generale. Mediamente si intervista il 20% della forza operaia.
Suggerimenti – Cercare di mettere a proprio agio i lavoratori dichiarando lo scopo per il quale viene condotta l’intervista; confermare la riservatezza e l’anonimità; cercare di instaurare un rapporto amichevole e non “da interrogatorio”; non mettersi dietro la cattedra o in posizione più alta rispetto agli operatori; cercare di comprendere il loro linguaggio non verbale.
Rischi – Il management non vi fornisce una sala riservata; il management prepara i dipendenti per forzare le risposte; i dipendenti sono titubanti e temono azioni negative a seguito dell’intervista; i dipendenti strumentalizzano la riunione per fini politici e/o altri; le risposte sono palesemente sempre positive anche a fronte di vostre evidenze documentali negative (ad esempio, il calcolo degli straordinari in busta paga).
L’esame dei documenti – L’ultima parte operativa dell’audit consiste nell’esame dei documenti. Anche in questo caso i documenti da verificare sono di tipo amministrativo-fiscale, tecnico e sistemico.
La riunione di chiusura – Il completamento dell’audit avviene con la riunione di chiusura.

Per approfondire la tematica, vi invitiamo a partecipare alla giornata di formazione “L’audit etico – Linee guida per un approccio consapevole”, che si terrà a Torino il 2 febbraio prossimo presso gli Uffici Sai Global Italia (corso Tazzoli, 235/3).
Per ricevere il catalogo dei corsi Food 2018: federica.battaglia@saiglobal.com



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